Sistema Interno Información
¿QUÉ ES EL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN?
Es el sistema implantado por nuestra organización para recibir y gestionar posibles casos de comportamientos irregulares y no deseados.
¿CÓMO INFORMAR?
Disponemos de una plataforma web segura donde podrá reportar su información de forma sencilla y confidencial y también, si lo desea, dispone de un área privada para el seguimiento del caso reportado y la comunicación con la persona gestora.
WHAT IS THE INTERNAL INFORMATION SYSTEM?
It is the system implemented by our organization to receive and manage potential cases of irregular and undesirable behavior.
HOW CAN I SUBMIT INFORMATION?
We provide a secure web platform where you can easily and confidentially report your information. Additionally, if desired, there is a private area available for tracking the reported case and communicating with the case manager.
ZER DA BARNE INFORMAZIO SISTEMA?
Arau-hausteak lehenbailehen detektatu eta zuzentzeko gure erakundeak ezarritako sistema da.
NOLA INFORMATU DEZAKET?
Plataforma web seguru bat dugu zure informazioa modu erraz eta konfidentzialean eman ahal izateko. Gainera, nahi izanez gero, jakinarazitako kasuaren jarraipena egiteko eta kudeatzailearekin komunikatzeko gune pribatu bat ere badu.
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QU'EST-CE QUE LE SYSTÈME INTERNE D'INFORMATION ?
Il s’agit du système mis en place par notre organisation pour recueillir et traiter les cas éventuels de comportements irréguliers et indésirables.
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COMMENT PUIS-JE TRANSMETTRE DES INFORMATIONS ?
Nous mettons à votre disposition une plateforme en ligne sécurisée qui vous permet de transmettre vos informations en toute simplicité et en toute confidentialité. De plus, si vous le souhaitez, un espace privé est à votre disposition pour suivre l’évolution du dossier signalé et communiquer avec le responsable du dossier.
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¿QUÉ ES EL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN?
El Sistema Interno de Información (en adelante, SII) es el sistema que ha implementado UZ BALEIKE para recibir y gestionar información sobre posibles irregularidades, garantizando la protección contra represalias para las personas informantes siempre que la comunicación esté dentro del marco legal establecido.
La norma de referencia es la Directiva Whistleblowing (Directiva europea 1937/2019) cuya trasposición a la legislación española es la Ley 2/2023 reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción
A través de los canales internos habilitados, cualquier persona, relacionada laboral o profesionalmente con nuestra organización, podrá comunicarnos posibles infracciones penales, administrativas (graves o muy graves), o del derecho de la Unión Europea, así como incumplimientos de nuestro código ético, con plenas garantías de seguridad y confidencialidad y sin que se pueda sufrir ninguna represalia por ello, siempre que haya actuado de buena fe.
El alcance actual del SII de UZ BALEIKE incluye las siguientes empresas del grupo:
- UZ S.Coop
- Baleike S.L.U
El SII se encuadra dentro de nuestro Sistema de Compliance y está compuesto por los siguientes elementos:
- Política o principios fundamentales del Sistema Interno de Información
- Responsable del Sistema, específico e independiente, legalmente designado por el Consejo Rector y que ha nombrado a una persona física encargada de la recepción y tramitación de informaciones.
- Unos canales internos de recepción de comunicaciones, diseñados y habilitados para cumplir con los requisitos legales de seguridad y confidencialidad.
- Un procedimiento de gestión de las comunicaciones, de obligatorio cumplimiento, que garantiza los requisitos de protección, confidencialidad, objetividad y eficacia del proceso de recepción, tramitación y resolución de comunicaciones recibidas.
- y una plataforma informática que permite tanto el reporte de casos como la gestión interna de la tramitación. Esto lo hacemos de un modo seguro y con acceso a los datos restringido exclusivamente a las personas legalmente facultadas para ello, disponiendo de un área privada web para el seguimiento e intercambio bidireccional de información y documentación del caso con la persona informante.
¿CÓMO INFORMAR?
Al entrar en nuestra plataforma de canal interno, llegará a una página principal donde se le recordarán los aspectos generales del canal y donde podrá leer información detallada sobre nuestras políticas de privacidad para personas informantes y afectadas.
Desde ahí, podrá acceder al formulario que le permitirá proporcionar los detalles de su información, tanto en modo escrito, como mediante una grabación de audio segura e incluso adjuntando si lo desea documentación adicional. Aplicamos medidas técnicas para proteger su identidad, eliminando metadatos de los archivos, distorsionando la voz y encriptando siempre cualquier intercambio de información.
Puede reportar la información de forma anónima o identificándose. Sus datos personales serán utilizados exclusivamente para los fines previstos que puede consultar en la política de privacidad y serán tratados por personal autorizado, sin revelar su identidad en ningún caso a la persona a la que se refieran los hechos relatados en la comunicación ni a terceras personas.
En el formulario tendrá la posibilidad de solicitar una cita para poder exponer o ampliar la información personalmente con la persona gestora. Esta cita será concertada en un plazo máximo de 7 días desde su petición a través del área privada de seguimiento web que explicamos después.
Las comunicaciones verbales realizadas deberán documentarse, previo consentimiento de la persona informante, mediante su grabación en un formato seguro, duradero y accesible o mediante transcripción completa y exacta de la comunicación. Sin perjuicio de los derechos que le corresponden de acuerdo con la normativa sobre protección de datos, se ofrecerá a la persona informante, siempre que sea posible, la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.
Una vez cumplimentado el formulario, le confirmaremos el registro de su comunicación y se le facilitará una clave de acceso al área privada de seguimiento, donde podrá si lo desea, conocer el avance de su caso y comunicarse e intercambiar información y documentación con la persona gestora, de manera fácil, segura y confidencial. Es imprescindible guardar adecuadamente esta clave ya que, por motivos de confidencialidad, no es posible recuperarla y en caso de pérdida u olvido, deberá volver a remitirnos la información.
Durante la gestión del caso, se le podría solicitar información adicional a través de esta área privada de seguimiento, por lo que es conveniente acceder periódicamente a revisar su estado. Si lo desea, al facilitarle las claves de acceso al área privada de seguimiento se le ofrecerá la posibilidad de facilitar un correo electrónico cuya única finalidad exclusiva es alertarle de la existencia de novedades en su caso.
La persona gestora del caso, analizará la información remitida para determinar si es posible tramitarla o no y enviará a la persona informante una notificación sobre la admisión o no a trámite de su comunicación.
Si su comunicación se admite a trámite se iniciará la investigación interna y en un plazo máximo de 3 meses (extensible, por la complejidad del caso a 6 meses) se le notificará el sentido de la resolución final.
Canal externo de la Autoridad Independiente de Protección del Informante:
Aunque la vía preferente para informar sobre posibles incumplimientos es la interna, si la irregularidad que desea informar está dentro del ámbito del artículo 2 de la Ley 2/2023, es decir, se trata de posibles infracciones penales, administrativas graves o muy graves o del derecho de la UE, puede reportar ésta a través del canal externo de la Autoridad Independiente de Protección del Informante competente tanto directamente como después de haber informado a través de nuestro canal interno.
WHAT IS THE INTERNAL INFORMATION SYSTEM?
The Internal Information System (hereinafter, IIS) is the system implemented by UZ BALEIKE to receive and manage information regarding potential irregularities, ensuring protection against retaliation for reporting people, provided that the communication falls within the established legal framework.
The relevant regulation is the Whistleblowing Directive (European Directive 1937/2019), which was transposed into Spanish law by Law 2/2023, regulating the protection of individuals reporting regulatory infringements and anti-corruption measures.
Through the internal channels provided, any person with a work or professional relationship with our organization can report potential criminal, administrative (serious or very serious), or European Union law violations, as well as breaches of our ethical code, with full guarantees of security and confidentiality and without risk of retaliation, provided they act in good faith.
The IIS is part of our Compliance System and comprises the following elements:
- A policy or fundamental principles of the IIS.
- A specific and independent responsible body, legally appointed by the Governing Council, which has designated a natural person to be in charge of receiving and processing information.
- Internal channels for receiving communications, designed and enabled to comply with the legal requirements of security and confidentiality.
- A mandatory communication management procedure that ensures the requirements of protection, confidentiality, objectivity and effectiveness in the process of receiving, processing and resolving the communications received.
- And an IT platform that enables both case reporting and internal management of the procedure. This is carried out in a secure way, with restricted data access exclusively for legally authorised personnel, and includes a private web area for tracking and bidirectional information and documentation exchange with the reporting person.
HOW CAN I SUBMIT INFORMATION?
Upon entering our internal channel platform, you will reach a main page where you will be reminded of the general aspects of the channel and where you can read detailed information about our privacy policies for reporting people and affected individuals.
From there, you can access the form that allows you to provide the details of your information, either in written form, through a secure audio recording, or by attaching additional documentation if desired. We apply technical measures to protect your identity by removing metadata from files, distorting voice recordings, and always encrypting any information exchange.
You may report information anonymously or by identifying yourself. Your personal data will be used exclusively for the intended purposes, as outlined in the privacy policy, and will be processed by authorized personnel. Your identity will never be revealed to the person to whom the reported facts relate, nor to third parties.
In the form, you will have the option to request an appointment to present or expand upon the information in person with the case manager. This appointment will be scheduled within a maximum of 7 days from your request via the private web tracking area, which is explained below.
Verbal communications must be documented, with the reporting person’s prior consent, either by secure, durable, and accessible recording or by a complete and accurate transcription of the communication. Without prejudice to the rights you are entitled to under data protection regulations, the reporting person will be offered, whenever possible, the opportunity to review, correct, and sign the transcription of the conversation.
Once the form is completed, we will confirm the registration of your communication and provide you with an access key to the private tracking area, where you can, if you wish, monitor the progress of your case and communicate and exchange information and documentation with the case manager in an easy, secure, and confidential manner. It is essential to keep this key safe as, for confidentiality reasons, it cannot be recovered, and in case of loss or forgetting, you will need to resubmit the information.
During the case management process, you may be asked for additional information through this private tracking area, so it is advisable to check periodically to review its status. If you wish, when you are provided with access keys to the private tracking area, you will be given the option to provide an email address solely for the purpose of notifying you of updates in your case.
The case manager will review the submitted information to determine whether it can be processed and will notify the reporting person of the acceptance or rejection of the communication.
If your communication is accepted for processing, an internal investigation will begin, and within a maximum of 3 months (extendable to 6 months due to case complexity), you will be notified of the final resolution.
External channel of the Independent Whistleblower Protection Authority:
Although the preferred channel for reporting potential breaches is through the internal channel, if the irregularity you wish to report falls within the scope of Article 2 of Law 2/2023, in other words, it concerns possible criminal, serious or very serious administrative or EU law violations, you may report it through the external channel of the competent Independent Whistleblower Protection Authority, either directly or after having reported it through our internal channel.
ZER DA BARNE INFORMAZIO SISTEMA?
Barne Informazio Sistema (aurrerantzean, BIS) UZ BALEIKE-k ezarritako sistema da, posibleak diren irregulartasunen inguruko informazioa jasotzeko eta kudeatzeko, informazioa ematen duten pertsonentzako errepresaliarik gabeko babesa bermatuz, betiere komunikazioa ezarritako lege-esparruaren barruan badago.
Erreferentzia-araudia Whistleblowing Zuzentaraua da (Europar Batasuneko 1937/2019 Zuzentaraua), eta Espainiako legedira egokitutako araua, arau-hausteen eta ustelkeriaren aurkako borrokaren berri ematen duten pertsonen babesa arautzen duen 2/2023 Legea da.
Barne-kanalen bidez, gure erakundearekin lan- edo lanbide-harremana duen edozein pertsonak jakinarazi ahal izango dizkigu posibleak diren arau-hauste penalak, administratiboak (larriak edo oso larriak), edo Europar Batasuneko legediarekin lotutakoak, baita gure kode etikoaren urraketak ere, segurtasun eta konfidentzialtasun berme osoekin eta inolako errepresaliarik gabe, betiere fede onez jardun badu.
BISa gure Compliance Sistemaren barruan dago eta hurrengo elementuek osatzen dute:
- BISaren politika edo funtsezko printzipioak.
- Sistemaren Arduraduna, espezifikoa eta independentea, Kontseilu Errektoreak legez izendatua eta informazioak jasotzeaz eta izapidetzeaz arduratuko den pertsona fisiko bat izendatu duena.
- Komunikazioak jasotzeko barne-kanalak, segurtasun eta konfidentzialtasun lege-eskakizunak betetzeko diseinatuak eta gaituak.
- Komunikazioak kudeatzeko barne prozedura bat, nahitaez bete beharrekoa, jasotako komunikazioak jasotzeko, izapidetzeko eta ebazteko prozesuaren babes, konfidentzialtasun, objektibotasun eta eraginkortasun baldintzak bermatzen dituena.
- Plataforma informatiko bat, informazioak jankinarazteko eta tramitazioaren barne kudeaketarako balio duena. Hori modu seguruan egiten dugu, datuen sarbidea soilik legez baimendutako pertsonei emanda. Web eremu pribatu bat dugu kasua jarraitzeko eta informazioa eta dokumentazioa informatzailearekin bi norabidetan trukatzeko.
NOLA INFORMATU DEZAKET?
Gure barne-kanalaren plataforman sartzean, orrialde nagusi batera iritsiko zara, non kanalaren alderdi orokorrak gogoraraziko zaizkizun eta informatzaileei eta eragindako pertsonei buruzko gure pribatutasun-politiken informazio zehatza irakurri ahal izango duzun.
Handik, zure informazioaren xehetasunak idatziz edo audio grabazio seguruen bidez eman ahal izateko formularioan sartzeko aukera izango duzu. Nahi izanez gero, dokumentazio gehigarria ere erantsi ahal izango duzu formularioaren bitartez. Zure identitatea babesteko neurri teknikoak aplikatzen ditugu, fitxategietako metadatuak ezabatuz, ahotsa distortsionatuz eta beti edozein informazio truke enkriptatuz.
Informazioa anonimo gisa edo identifikatuz jakinaraz dezakezu. Zure datu pertsonalak pribatutasun-politikan kontsultatu ditzakezun xedeetarako soilik erabiliko dira eta baimendutako pertsonek tratatuko dituzte. Zure identitatea ez da komunikazioan adierazten diren pertsonei edo hirugarrenei jakinaraziko.
Formularioan hitzordua eskatzeko aukera izango duzu, informazioa zuzenean kasuaren kudeatzaileari azaltzeko edo informazio gehiago emateko. Hitzordu hau zure eskaeratik gehienez 7 eguneko epean finkatuko da, jarraipen-webgune pribatuaren bidez, gero azaltzen duguna.
Egindako ahozko komunikazioak dokumentatu egin beharko dira, informazioa ematen duen pertsonaren aldez aurretiko baimenarekin, formatu seguru, iraunkor eta eskuragarri batean grabatuz edo komunikazioaren transkripzio oso eta zehatz baten bidez. Datuen babesari buruzko araudiaren arabera dagozkizun eskubideei kalterik egin gabe, informatzaileari aukera emango zaio, ahal denean, elkarrizketaren transkripzioa egiaztatzeko, zuzentzeko eta bere sinaduraren bidez onartzeko.
Formularioa bete ondoren, zure komunikazioaren erregistroa baieztatuko dizugu eta jarraipen-eremu pribatura sartzeko gako bat emango dizugu. Bertan, nahi izanez gero, zure kasuaren aurrerapena ezagutu, eta informazioa eta dokumentazioa modu errazean, seguruan eta konfidentzialki trukatu ahal izango duzu kasuaren kudeatzailearekin. Garrantzitsua da gako hau behar bezala gordetzea, konfidentzialtasun-arrazoiengatik ezin baita berreskuratu, eta galtzen edo ahazten baduzu, informazioa berriro bidali beharko diguzu.
Kasuaren kudeaketan zehar, jarraipen-eremu pribatu honen bidez informazio gehigarria eskatu ahal izango dizugu, beraz, komeni da aldian-aldian sartzea egoera egiaztatzeko. Nahi izanez gero, jarraipen-eremu pribatura sartzeko gakoak ematean, zure kasuan berrikuntzak daudela jakinarazteko soilik erabiliko den helbide elektroniko bat emateko aukera eskainiko zaizu.
Kasuaren arduradunak bidalitako informazioa aztertuko du, izapidetzeko modukoa den ala ez erabakitzeko, eta komunikazioaren onarpena edo ez onarpena jakinaraziko dio informatzaileari.
Zure komunikazioa izapiderako onartzen bada, ikerketa interna hasiko da, eta gehienez 3 hilabeteko epean (kasua konplexua bada 6 hilabetez luzagarria) ebazpenaren emaitza jakinaraziko zaizu.
Informatzailearen Babeserako Agintaritza Independentearen kanpo kanala:
Ez-betetze posibleei buruzko informazioa emateko lehentasunezko bidea barne-kanala bada ere, informatu nahi duzun irregulartasuna 2/2023 Legearen 2. artikuluaren eremukoa bada, hau da, arau hauste penal edo administratibo larriak edo oso larriak edo EBren zuzenbidearen arau hausteak badira, jakinarazpena dagokion Informatzaileen Babeserako Agintaritza Independenteak duen kanpo-kanalaren bidez egin dezakezu zuzenean edo gure barne kanalaren bidez informatu ondoren.
QU'EST-CE QUE LE SYSTÈME D'INFORMATION INTERNE ?
Le système d’information interne (ci-après dénommé « SII ») est le dispositif mis en place par l’UZ BALEIKE pour recueillir et gérer les informations relatives à d’éventuelles irrégularités, tout en garantissant la protection des lanceurs d’alerte contre les représailles, à condition que la signalisation s’inscrive dans le cadre juridique établi.
La réglementation applicable est la directive relative à la dénonciation (directive européenne 1937/2019), qui a été transposée en droit espagnol par la loi 2/2023, régissant la protection des personnes signalant des infractions réglementaires et les mesures de lutte contre la corruption.
Grâce aux canaux internes mis à disposition, toute personne entretenant une relation professionnelle ou de travail avec notre organisation peut signaler des infractions potentielles au droit pénal, au droit administratif (graves ou très graves) ou au droit de l’Union européenne, ainsi que des violations de notre code d’éthique, avec toutes les garanties de sécurité et de confidentialité et sans risque de représailles, à condition d’agir de bonne foi.
Le SII fait partie intégrante de notre système de conformité et comprend les éléments suivants :
- Une politique ou des principes fondamentaux du SII.
- Un organe responsable spécifique et indépendant, légalement désigné par le Conseil d’administration, qui a désigné une personne physique chargée de recevoir et de traiter les informations.
- Des canaux internes de réception des signalements, conçus et mis en place pour respecter les exigences légales en matière de sécurité et de confidentialité.
- Une procédure obligatoire de gestion des signalements qui garantit le respect des exigences de protection, de confidentialité, d’objectivité et d’efficacité dans le processus de réception, de traitement et de résolution des signalements reçus.
- Et une plateforme informatique permettant à la fois le signalement des cas et la gestion interne de la procédure. Celle-ci s’effectue de manière sécurisée, avec un accès restreint aux données réservé exclusivement au personnel légalement autorisé, et comprend un espace web privé permettant le suivi ainsi que l’échange bidirectionnel d’informations et de documents avec l’auteur du signalement.
COMMENT PUIS-JE TRANSMETTRE DES INFORMATIONS ?
En accédant à notre plateforme interne dédiée aux signalements, vous arriverez sur une page d’accueil où vous seront rappelés les principes généraux du canal et où vous pourrez consulter des informations détaillées sur nos politiques de confidentialité concernant les auteurs de signalements et les personnes concernées.
De là, vous pourrez accéder au formulaire qui vous permettra de fournir les détails de votre signalement, soit par écrit, soit via un enregistrement audio sécurisé, soit en joignant des documents supplémentaires si vous le souhaitez. Nous mettons en œuvre des mesures techniques pour protéger votre identité en supprimant les métadonnées des fichiers, en déformant les enregistrements vocaux et en cryptant systématiquement tout échange d’informations.
Vous pouvez signaler des faits de manière anonyme ou en vous identifiant. Vos données personnelles seront utilisées exclusivement aux fins prévues, telles que décrites dans la politique de confidentialité, et seront traitées par du personnel autorisé. Votre identité ne sera jamais révélée à la personne concernée par les faits signalés, ni à des tiers.
Dans le formulaire, vous aurez la possibilité de demander un rendez-vous afin de présenter ou d’approfondir les informations en personne avec le chargé de dossier. Ce rendez-vous sera fixé dans un délai maximal de 7 jours à compter de votre demande via l’espace privé de suivi en ligne, dont le fonctionnement est expliqué ci-dessous.
Les communications orales doivent être consignées, avec le consentement préalable de la personne effectuant le signalement, soit par un enregistrement sécurisé, durable et accessible, soit par une transcription complète et fidèle de la communication. Sans préjudice des droits dont vous bénéficiez en vertu de la réglementation sur la protection des données, la personne effectuant le signalement se verra offrir, dans la mesure du possible, la possibilité de vérifier, de corriger et de signer la transcription de la conversation.
Une fois le formulaire rempli, nous vous confirmerons l’enregistrement de votre signalement et vous fournirons une clé d’accès à l’espace de suivi privé, où vous pourrez, si vous le souhaitez, suivre l’avancement de votre dossier et communiquer ainsi qu’échanger des informations et des documents avec le responsable du dossier de manière simple, sécurisée et confidentielle. Il est essentiel de conserver cette clé en lieu sûr car, pour des raisons de confidentialité, elle ne peut pas être récupérée ; en cas de perte ou d’oubli, vous devrez donc renvoyer les informations.
Au cours du processus de gestion du dossier, il se peut que des informations complémentaires vous soient demandées via cet espace de suivi privé ; il est donc conseillé de le consulter régulièrement pour suivre l’avancement de votre dossier. Si vous le souhaitez, lorsque vous recevrez les identifiants d’accès à l’espace de suivi privé, vous aurez la possibilité de fournir une adresse e-mail destinée exclusivement à vous informer des mises à jour concernant votre dossier.
Le responsable du dossier examinera les informations transmises afin de déterminer si elles peuvent être traitées et informera la personne ayant signalé le fait de l’acceptation ou du rejet de la communication.
Si votre communication est acceptée pour traitement, une enquête interne sera ouverte et, dans un délai maximal de 3 mois (prolongeable jusqu’à 6 mois en raison de la complexité du dossier), vous serez informé de la décision finale.
Canal externe de l’Autorité indépendante de protection des lanceurs d’alerte :
Bien que le canal privilégié pour signaler d’éventuelles infractions soit le canal interne, si l’irrégularité que vous souhaitez signaler relève du champ d’application de l’article 2 de la loi n° 2/2023, c’est-à-dire si elle concerne d’éventuelles infractions pénales, administratives graves ou très graves, ou des infractions au droit de l’Union européenne, vous pouvez la signaler via le canal externe de l’Autorité indépendante de protection des lanceurs d’alerte compétente, soit directement, soit après l’avoir signalée via notre canal interne.